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    外貿開發信怎么寫?常見的10種錯誤,你可以對照自查!

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    開發信在外貿領域里,是一個非常重要的話題。

    真正好的郵件,必須模仿外國人,尤其是那些以英語為母語的客戶的行文方式。即使你的郵件寫得四平八穩,語法精練,整篇下來沒有任何錯誤,在大學里可以拿滿分作文,可客戶收到以后,還是怎么看怎么別扭,這種情況很多。所以建議給客戶寫郵件的時候,最好忘記中國人的行文和思維方式,按歐美人的習慣去思考問題,這樣才能讓客戶滿意。

    到那一天,你隨便寫一封郵件,當大多數人都看不出這封郵件出自一個中國人之手,你就出師了!

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    開發信是外貿業務員拓展國外客戶的“敲門磚”,是打通與客戶合作的第一道門檻。前兩期推送里,還分享了寫好開發信內容和標題的建議:

    1.高回復率的外貿開發信真的有萬能模板嗎?

    2.開發信標題這樣寫!想讓客戶不點開你的郵件都難。

    但是,很多外貿人,尤其是外貿新人,依然會苦惱為什么自己發送的開發信都石沉大海?也許大多數問題還是完全出在你的外貿開發信里,并且這些基礎問題是每個人都可以完全避免的。

    所以今天總結一些新手寫外貿開發信時最常見的10種錯誤,你可以對照自查,及時糾正和優化。

    01

    郵件寫得過長

    所有外貿人都想讓客戶對自己的產品感興趣,因此可能就有很多人會在開發信說很多內容,導致郵件過長。如果寫的水平高,客戶也許還看幾眼,如果只是一味的推產品,客戶看不了幾個字就會關掉,效果適得其反,讓人生厭。所以寫開發信時,一定要抓住重點,言簡意賅。過去也總結過一份開發信模版內容的共同特征可參考:老外眼里最喜歡的11種開發信。

    02

    沒有明確的主題

    有的人寫開發信,主題不明確,客戶根本沒興趣去打開陌生人的郵件。還有一部分會在寫郵件時這樣設置主題:“we are the manufacturer of lights”等,客戶一看就知道是推銷信。站在客戶的角度上想,時間是非常寶貴的,那么如何把主題寫好,讓客戶忍不住打開看看,這就是個技術活了。

    以下是值得參考的開發信標題,小編按類別做了細分,供參考。

    產品+用途

    "Labeling machine for Water Bottles"

    強調是用于水瓶的貼標

    "Rattan Table and Chairs for Outdoor Using"

    強調是戶外使用

    "Dust Cleaner for Industry Area"

    強調吸塵器運用于工業領域

    問句式,勾起好奇心

    "How to choose/ pick the durable LED light? "

    強調燈飾耐用。

    "How to get the fadeless custom shirts? "

    強調衣服來樣定做,印刷不會褪色。

    "What's a filling machine (with pictures) "

    說明機械名字,并且強調附圖。

    "I called you, but you didn't answer"

    告知打過電話,卻沒回復??赡軙雌鸷闷嫘?,可能會引起愧疚,也可能直接刪除。但總得試一試,結果誰說得準呢。

    展現優勢

    "Installation for the Blowing Machine in Turkey"

    告知已經在土耳其完成吹瓶機安裝。

    "Final hours! Will you save you 50%?"

    節約成本。

    "Can you reach your supplier in the midnight? "

    反問客戶能半夜聯系到他的供應商嗎?代表你能夠,這是你的個人優勢。

    告知消息

    "New arrival of Mugs from ABC China"

    表明新款到貨的產品。

    "Please visit our stand A139 at PPP Fair in Kenya"

    告知參展信息,含展會名稱、展會攤位、參展國家。

    標題中嵌入客戶名字,引起注意

    "Hello Peter, can you please give me 2 min?"

    "Tim, are you fine with your suppliers now? "

    實戰中,以下幾個標題打開率比較高

    "somebody recommended I get in touch."

    前提:必須是事實中有共同聯系的人引薦,介紹。

    "Don't sell last year's style. New arrival of XXX."

    前提:公司有新品推出,或者在目標客戶的市場里算是新產品。

    "Sending you an offer for XXX."

    前提:這個算是通用標題,它的最佳發送時機是推斷出對方正處于采購季,或者獲悉對方正在發詢盤詢價。

    "Here is a way to crush your competitor."

    前提:通過綜合分析后,你比較了解客戶市場,甚至是其競爭對手。而你們剛好有優勢、方案或者能力,能夠幫助他一起占領市場份額。

    "目標客戶名字+read this email to get benefited."

    這算是我發開發信里回復率最高的一個標題了。我想原因應該有兩個,一是一般我們看到自己的名字在郵件標題,肯定會很好奇;二是后面的內容,提及到的"get benefited" 讓人更加產生點開的興趣。

    03

    長篇大論的介紹公司

    有人會反問,那是不是完全不寫呢?當然不是,如果你的公司有突出的優勢,可以寫,但是要巧妙的嵌入文章中,這就要看你的水平了。例如,你可以這樣寫:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

    04

    愛炫耀英文水平

    還有一部分人很自戀,多發生在初出茅廬的外貿新手。與其說,他在寫開發信,倒不如說他在自我欣賞??傁氚盐淖謱懙煤艹霾?,各種語法從句層出不窮,還喜歡用冷僻詞,最后重點反而被掩蓋。其實開發信只需要用最簡單的詞匯來表達你要表達的東西,一封好的外貿開發信一定是“簡潔”、“清楚”、“準確”。包括在日常工作中,給客戶的每一封商務郵件,都應該保證簡潔明了,條理清晰,主旨明確:必讀!外貿商務郵件中必備的英文寫作技巧。

    05

    用奇怪的字體

    為了能讓客戶注意到自己,還有一些人會走“曲線救國”的道路,喜歡用很夸張的字體、顏色,甚至放大、加粗,再用斜體等等來搏出彩。殊不知這種華而不實的噱頭反而會掩蓋郵件本身的意義,除非是非常著急的事情,否則不要大篇幅大寫或加粗。

    06

    主動語態用得太多

    主語用的太多,讓人覺得主觀意識太強,看的人內心隱約出現抵觸心理。如果你仔細琢磨老外的行文方式,很少會充滿We、I之類的人稱,相反要多用被動語態。

    比如:我們明天會寄樣品。中國人就會喜歡說We'll send you the samples tomorrow. 當然這句話沒錯,但是老外就不一定喜歡。要是他們,通常會這樣寫:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動語態,人稱就沒有了,很嚴謹、很真實,不帶情感因素。在面對國外客戶時,合適的英文表達方式和語句在溝通過程中非常重要。

    07

    問些毫無意義的話

    比如Do you want our products?(你想要我們的產品嗎?),就沒什么意義。如果客戶說No,你怎么回復?而且本身你是做銷售的,你希望客戶感興趣,所以你要引起客戶的興趣,而不是成了客戶在求你,非你不可。

    寫開發信一定要清楚一點,現在是買方市場。所以在還沒有正式溝通之前,告訴客戶你是誰、你做什么、你的優勢在那里,清楚表述出這3點,并且留尾吸引客戶回復,建立溝通機會慢慢談才是重點。

    08

    喜歡用附件和圖片

    有人在初次給潛在客戶寫開發信時,就想把自己的產品一下子讓客戶都知道,所以不但插圖還加附件,雖然這樣做沒什么不好,但是這樣很容易被郵箱服務器攔截。

    一般等到新客戶主動詢價時,回復中適量的插入報價單或者圖片就可以了。所以通常情況下,第一次聯系客戶最好使用全文本,不要出現任何的圖片和附件。即使是收到客戶詢價后第一次報價,如果客戶沒有指定要求,盡量避免用excel或word附件,最好是直接在郵件里簡單寫明。

    09

    喜歡插入URL鏈接

    很多人在寫開發信時,喜歡在內容里加上自己公司的網址,或者在簽名的下面加上鏈接,這樣做,同樣有很大的概率被郵件服務器攔截掉。最好在客戶回復后,第二次給他寫郵件的時候插入這些。

    10

    語氣過于生硬

    寫開發信時,不要語氣生硬、直來直往,你的情緒會影響客戶的決定。郵件本身是比較死板的,在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼,和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。

    例如,“Pls give me reply today.” 這句話如果面對面或者電話里通過聲音傳播,客戶不會覺得有什么問題,會很高興說ok,或者no problem。但如果放在郵件里,就略微生硬了點,如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問句,加上could、 help這樣的字眼就顯得十分委婉、舒服,還明確表達了你準確意愿。

    以上就是今天的所有內容,關注瘋狂的美工官網,每天分享不同的電商圈動態!


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